A dokumentációban rejlő hatékonyság kihasználása

Talán a vállalkozások életében a legelhanyagoltabb tevékenység a dokumentálás. Pedig, ha ezt megfelelően használjuk és készítjük el akkor nagyon sok időt tud nekünk megspórolni. Tény, hogy elsőre nagyon sok vele a munka, de ha rendesen megcsináljuk akkor sokkal gyorsabban visszahozza a befektetett energiát, mint sok más üzleti beruházás. Cikkünkben 5 fontos kérdésre válaszolunk nagyon röviden, hogy egy tiszta képet kapjon arról miért is az egyik leghatékonyabb tevékenység a dokumentálás.

Hogyan könnyíti meg a munkánkat a dokumentálás?

Először is csak akkor fogja megkönnyíteni a munkánkat, ha rendesen és elkötelezetten készítjük el. Azoknál a folyamatoknál vagy tevékenységeknél lehet segítségünkre, amelyeket egynél többször használunk a működésünk során. Növelni tudja a látókörünket és új ötleteket is adhat egy teljesen más projekthez, mint amiben éppen dolgozunk. De akár az új munkatárs felvétele után is tudjuk használni a megírt dokumentációnkat egy - egy folyamat bemutatására.

Milyen egy jó dokumentáció?

·         tisztán érthető és következetes

·         strukturált és rendezett

·         pontos és mindenre kiterjedő

·         segítségével vizualizálni tudjuk a folyamatokat

Mikor tudjuk használni a dokumentációt?

Tulajdonképpen bármikor és bármire tudjuk használni a vállalkozásunk során. De leggyakrabban akkor szoktuk, ha szeretnénk egy folyamatot fejleszteni, problémát akarunk megoldani vagy egy mindennapos tevékenységet akarunk kevesebb idő alatt elvégezni.

Hogyan kezdjük el a dokumentálást?

A dokumentálás alap feltétele a cél meghatározása annak tekintetében, hogy később mire szeretnénk ezt a dokumentumot használni. Ezután tervezzük meg pontosan mit is szeretnénk beleírni. Majd, ha ezek megvannak erősen javasoljuk, hogy ne csak a folyamat végén dokumentáljunk, hanem közben is így sokkal több valós idejű információt tudunk használni. Ha pedig ezekkel megvagyunk akkor mindenképpen ellenőrizzük le és ha szükséges bővítsük a megírt dokumentációt.

Mire van szükségünk a hatékony dokumentáláshoz?

Nagyfokú elköteleződésre és türelemre mert ez nem azonnal fogja a hatását kifejteni hanem később, de akkor nagy mértékben. Mindenképpen segít, ha van egy kialakított rutinunk és egy sorvezetőnk, aminek a segítségével a folyamat során elkészítjük ezt a dokumentumot.

Mint tanácsadó működésünk egyik legfontosabb pillére a dokumentálás. Szinte elkerülhetetlen, hogy ne használjuk ezt a folyamatot a munkánk során. De ezt bármelyik vállalkozás alkalmazhatja, sőt kell is alkalmaznia! Nagyon fontos mert ez ad egy alap képet a felmerülő problémáról. Valamint ez az első lépések egyike ahhoz, hogy egy folyamatot kiépítsünk vállalkozásunk hatékony működéséhez.

Bónusz kérdés

Hogyan tud az Officeszaki segíteni Önnek a dokumentálás alkalmazásában?

Sajnos nem tudunk minden pillanatban Ön mellett lenni viszont tudunk abban segíteni, hogy kialakítsunk egy struktúrát ahhoz, hogy elkezdje a dokumentálást hatékonyan alkalmazni a munkafolyamatai során. Azt szeretnénk elérni, hogy a dokumentálást Ön végezze el, de amennyiben szükséges tudunk a megírásában is segíteni!

Bevezető ajánlatunk keretében most biztosítunk egy ingyenes vállalkozási auditot, ahol felmérjük a cége jelenlegi státuszát és javaslatot is teszünk melyek azok a folyamatok, ahol érdemes a dokumentálást elkezdeni! Jelentkezzen most és kezdjük el együtt hatékonyabbá tenni a vállalkozását!

Jelentkezzen most!